Gestión Documental Digitalizada
Fundamentación legal de la gestión documentalServicios de gestión documental que presta la CUESFUNDAMENTACIÓN LEGAL DE LAS NECESIDADES
Ley 594 del 04 de Julio de 2000
La Ley 594 del 04 de Julio de 2000, reglamenta la función de Gestión Documental, como función primordial dentro de la Administración pública, “El Estado está obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística”[1].
La ley 594 del 04 de Julio de 2000, responsabiliza a los servidores públicos de velar por la integridad, autenticidad, veracidad y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación, así como de la prestación de los servicios archivísticos. [2]
La Ley 594 de 2000, reconoce que “los documentos Institucionalizan las decisiones administrativas y los archivos constituyen una herramienta indispensable para la gestión administrativa, económica, política y cultural del Estado y la Administración de justicia; son testimonio de los hechos y de las obras; documentan las personas, los derechos y las instituciones”. [3]
La ley 594 de 2000 obliga a las entidades de la Administración pública a elaborar inventarios de los documentos que produzcan en ejercicio de sus funciones, de manera que se asegure el control de los documentos en sus diferentes fases.[4]
[1]Artículo 11 Ley 594 del 04/07/2000
[2] Artículo 16 Ley 594 del 04/07/2000
[3] Literal C Artículo 4 Ley 594 del 04/07/2000
[4] Artículo 26 Ley 594 del 04/07/2000
Ley 1437 de 2011
La Ley 1437 de 2011 autoriza la utilización de medios electrónicos en los procesos administrativos en particular en lo referente al documento público en medios electrónicos, el archivo electrónico de documentos, el expediente electrónico, la recepción de documentos electrónicos por parte de las autoridades y la prueba de recepción y envío de mensajes de datos. [1][1] Capítulo IV Ley 1437 de 2011
Ley 1712 de 2014
La Ley 1712 de 2014 por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia y del derecho a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones, estable como principio fundamental que “Toda la información de interés público que sea producida, gestionada y difundida por el sujeto obligado, deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en ti formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos de gestión documental de la respectiva entidad”[1][1] Artículo 3 “Principio de la calidad de la Información” Ley 1712 del 6 de Marzo de 2014
Decreto Ley 019 de 2012
El Decreto Ley 019 de 2012, por el cual se dictan normas para suprimir o reformar regulaciones, procedimientos y trámites innecesarios existentes en la Administración Pública, establece el uso de las tecnologías de la información y las comunicaciones y en particular al uso de medios electrónicos como elemento necesario en la optimización de los trámites ante la Administración Pública.[1]
[1] Artículos 4 y 14 Decreto Ley 019 de 2012
Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012
El Decreto 2482 del 3 de diciembre de 2012 establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión, y tiene como objeto adoptar el Modelo Integrado de Planeación y Gestión como instrumento de articulación y reporte de la planeación, busca un Estado con capacidad permanente para mejorar su gestión, sus espacios de participación y su interlocución con la sociedad, en procura de la prestación de mejores y más efectivos servicios.[1]
[1] Decreto 2482 del 3 de Diciembre de 2012
Decreto 2578
El Decreto 2578 establece como responsabilidad de la creación de los comités Internos de Archivo así como de la organización y preservación de los documentos a todas las Entidades del Sector Público.[1][1] Artículo 1 Decreto 2578 de Diciembre 13 de 2012
Decreto 2693 de 2012
El Decreto 2693 de 2012 establece los lineamientos generales de la Estrategia de Gobierno el Línea de la República de Colombia y reglamenta la necesidad de la Provisión de trámites y servicios por múltiples canales y uso de las tecnologías de información y comunicaciones en los procedimientos administrativos. [1][1] Literal 1 Artículo 6 Decreto 2693 del 20 de Diciembre de 2012
Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 asocia la gestión de documentos a la actividad del Estado “ La gestión de documentos está asociada a la actividad administrativa del Estado, al cumplimiento de las funciones y al desarrollo de los procesos de todas las entidades del Estado; por lo tanto; es responsabilidad de los servidores y empleados públicos así como de los contratistas que presten servicio a entidades públicas, aplicar las normas que en esta materia establezca el Archivo General de la Nación y las respectivas entidades públicas”[1][1] Artículo 3 Decreto 2609 del 14 de Diciembre de 2012
Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 establece como obligación que todas las entidades públicas deben formular una política de gestión de documentos, constituida por los siguientes componentes: [1]
a) Marco conceptual claro para la gestión de la información física y electrónica de las entidades públicas.
b) Conjunto de estándares para la gestión de la información en cualquier soporte.
c) Metodología general para la creación, uso, mantenimiento, retención, acceso y preservación de la información, independiente de su soporte y medio de creación.
d) Programa de gestión de información y documentos que pueda ser aplicado en cada entidad
e) La cooperación, articulación y coordinación permanente entre las áreas de tecnología, la oficina de archivo, las oficinas de planeación y los productores de la información.
[1] Artículo 6 Decreto 2609 del 14 de Diciembre de 2012
Decreto 2609 de 2012
El Decreto 2609 de 2012 obliga a todas las entidades del Estado a formular un Programa de Gestión Documental (PGD), a corto, mediano y largo plazo, como parte del Plan estratégico Institucional y del Plan de acción Anual. [1][1] Articulo 10 Decreto 2609 del 14 de Diciembre de 2012
Directiva Presidencia 004 de 2012
La Directiva Presidencia 004 de 2012 Eficiencia Administrativa y Lineamientos de la Política Cero papel en la Administración Pública, reza sobre la obligatoriedad de todas las entidades públicas de incluir en sus planes estratégicos, el Plan de Eficiencia Administrativa “Cada entidad, deberá formular un Plan de Eficiencia Administrativa en el que se deberá incluir la selección de trámites internos, procesos o procedimientos críticos en la entidad, y el establecimiento de acciones de mejora, con cronogramas, metas e indicadores, que permitan optimizar el uso de recursos monetarios, físicos, humanos, entre otros. Este Plan, sin perjuicio de lo dispuesto por la ley, podrá contemplar actividades como la optimización del proceso o procedimiento seleccionado eliminando pasos y ajustando los formatos con el fin de automatizar las actividades y disminuir el volumen de la producción documental”. [1][1] Directiva Presidencial No. 04 del 3 de Abril de 2012
Acuerdo AGN 005 de 2013
El Acuerdo AGN 005 de 2013, se refiere a la obligatoriedad que tienen las entidades del Estado de organizar los documentos de archivo, para lo cual deben desarrollar de manera integral los procesos de clasificación, ordenación y descripción. De igual forma deberán implementar procesos de organización para toda la documentación que apoye la gestión administrativa.[1]
El Acuerdo AGN 005 de 2013 obliga además a las entidades del Estado a crear, conformar, clasificar, ordenar, conservar, describir y facilitar el acceso y consulta de sus archivos, teniendo en cuenta los principios de procedencia, orden original, integridad de los fondos, el ciclo vital de los documentos y la normatividad archivística. [2][1] Artículo 3 Acuerdo AGN 05 de Marzo 15 de 2013
[2] Artículo 4 Acuerdo AGN 005 del 15 de Marzo de 2013
Servicios de gestión documental que presta la CUES
Para dar cumplimiento a la normatividad existente , la CORPORACIÓN UNIVERSITARIA EMPRESARIAL DE SALAMANCA, pone a disposición de las entidades públicas nuestra experiencia en consultoría en Gestión Documental para apoyar los procesos totales de gestión documental o en las fases del proceso que la Entidad decida.
Primera Etapa – Diagnóstico
- Inventario del archivo general
- Diagnóstico del estado de los documentos
- Clasificación de los Documentos
- Evaluación de los procesos de archivo
- Cuantificación de los folios
- Evaluación de las Tablas de Retención Documental
- Evaluación de los procesos tecnológicos para la gestión documental
- Elaboración del plan de Gestión Documental
Segunda Etapa – Implementación
- Diseño de Procesos de Gestión Documental
- Diseño de Tablas de Retención Documental
- Diseño de Tecnología adecuada para la Gestión Documental
- Clasificación, Reparación, Organización y Depuración de los folios.
- Digitalización e indexación de los folios
- Instalación del software de gestión
- Capacitación a los Funcionarios encargados de la sostenibilidad del Proyecto en el tiempo
ALCANCE DE NUESTROS SERVICIOS
- Realizar Inventario General y cuantificar los folios existentes
- Diagnosticar el estado de los documentos
- Clasificar los documentos de acuerdo con el origen, destino, y asunto de los mismos.
- Evaluar los procesos de gestión documental
- Cuantificar los folios
- Evaluar las tablas de retención documental
- Evaluar los procesos tecnológicos para la gestión documental
- Elaborar el Plan de Gestión Documental, que contendrá las requisiciones en materia tecnológica, de espacio y de recursos humanos para su implementación.
- Realizar la organización de los folios que se encuentren en el archivo
- Confrontar físicamente las respectivas Series y Subseries, de acuerdo con lo establecido en la Tabla de Retención Documental.
- Aplicar los procesos de clasificación, ordenación y descripción para la organización del archivo en gestión.